Il contesto
Il gruppo gestisce più business unit e produce ogni mese un reporting pack destinato al management. Per arrivare al documento finale, tre persone del team finance raccoglievano informazioni provenienti da Microsoft Dynamics 365, dal sistema HR e da altri database interni.
Il lavoro non consisteva soltanto nell’esportare alcuni file. I dati dovevano essere consolidati in diversi fogli Excel, allineati attraverso lookup e tabelle di mapping, convertiti in più valute e infine riconciliati. Nel tempo ogni file aveva accumulato formule, eccezioni e correzioni conosciute soltanto da chi lo utilizzava abitualmente.
Il vero costo nasceva dalla ripetizione dello stesso ciclo a ogni chiusura:
- estrarre i dati dai sistemi;
- consolidare file e business unit;
- applicare mapping e tassi di cambio;
- verificare e riconciliare i risultati;
- aggiornare il reporting pack;
- rispondere alle domande sulla provenienza dei numeri.
La presenza di più versioni dello stesso documento rendeva inoltre possibile che finance e management lavorassero su numeri differenti.
La ricostruzione del processo
Prima di costruire nuovi report abbiamo ricostruito la provenienza di ogni KPI. Per ciascun valore era necessario sapere quale sistema fosse autorevole, quali trasformazioni venissero applicate e quali eccezioni fossero gestite manualmente.
Questa fase ha permesso di distinguere tre elementi che nei fogli di lavoro erano mescolati: i dati originari, le regole di trasformazione e le decisioni gestionali. Separarli era essenziale per rendere il risultato verificabile.
Il problema non era Excel in sé. Era l’assenza di un percorso unico e tracciabile dal dato originario al numero presentato al management.
L’intervento
Abbiamo creato un livello dati centralizzato collegando le informazioni provenienti da Dynamics 365, dai database aziendali e dai documenti archiviati in SharePoint. Le trasformazioni sono state spostate in Power Query e dataflow automatizzati.
Le tabelle personalizzate — come mapping contabili, parametri gestionali e corrispondenze tra business unit — sono state trasferite in repository condivisi. In questo modo una modifica non richiede più l’aggiornamento manuale di numerose copie dello stesso file.
Il nuovo ambiente permette di:
- visualizzare automaticamente i valori in più valute;
- applicare tassi di cambio storici;
- passare da Month-to-Date a Quarter-to-Date e Year-to-Date;
- confrontare actual, budget e forecast;
- scendere dal consolidato alla singola business unit;
- ricostruire l’origine di una voce contabile senza ripetere l’intero lavoro.
Cosa è cambiato nel lavoro quotidiano
Prima dell’intervento, produzione e verifica del reporting assorbivano circa 45 ore al mese. Oggi gran parte del processo viene aggiornata automaticamente e il reporting ordinario può essere distribuito nei primi giorni lavorativi successivi alla chiusura.
La capacità operativa recuperata è stata stimata tra 45.000 e 55.000 euro l’anno, considerando preparazione e riconciliazioni. Il beneficio più importante, però, non è soltanto economico: il team finance può dedicare più tempo a interpretare i numeri, spiegare gli scostamenti e supportare le decisioni.
Perché questo caso conta
Non tutti i progetti ad alto rendimento richiedono intelligenza artificiale generativa. In molte aziende il valore più immediato arriva da una fonte unica, regole trasparenti e un processo che non deve essere ricostruito ogni mese.
La tecnologia ha eliminato la ripetizione. La responsabilità di interpretare i dati è rimasta alle persone che conoscono il business.
