Un’azienda cresciuta attorno a passaggi manuali

La società gestisce contemporaneamente attività commerciali, progetti tecnici e corsi di formazione. Con la crescita, le informazioni necessarie a svolgere il lavoro hanno iniziato a essere copiate da un sistema all’altro sempre più spesso.

Una nuova richiesta veniva inserita nel CRM. Gli stessi dati erano poi utilizzati per preparare l’offerta, aprire il progetto, generare documenti, gestire le milestone e produrre la fattura. Ogni fase aveva il proprio strumento e quasi ogni passaggio richiedeva una persona che ricordasse cosa aggiornare.

Complessivamente, queste attività assorbivano circa 210 ore al mese. La fatturazione veniva spesso gestita a blocchi: un progetto poteva essere completato diversi giorni prima che qualcuno preparasse la relativa fattura. Il tempo medio tra milestone e incasso era arrivato a 12–13 giorni.

Perché le automazioni esistenti non bastavano

L’azienda non partiva da zero. Negli anni erano già state introdotte automazioni native e collegamenti puntuali. Il problema era che ciascuna soluzione risolveva un passaggio isolato senza una visione dell’intero ciclo.

Quando una regola cambiava o un’integrazione smetteva di funzionare, era difficile capire quale flusso fosse responsabile. Mancavano una regia centrale, registri delle esecuzioni e una gestione uniforme delle eccezioni.

Disegnare un unico ciclo operativo

Abbiamo ridisegnato il processo attorno a un’orchestrazione basata su Make, API e webhook. Il flusso collega:

lead → CRM → proposta → progetto → milestone → fattura → pagamento → documentazione finale

Quando un lead compila il modulo online, viene creata automaticamente un’opportunità in HubSpot. Le informazioni commerciali alimentano template per pricing agreement e documenti. Dopo l’accettazione, il sistema apre il progetto e trasferisce i dati necessari senza un nuovo inserimento.

La fatturazione è stata collegata allo stato reale del progetto. Per alcune tipologie di lavoro, la prima milestone genera una fattura parziale e la consegna definitiva produce il saldo. Le informazioni vengono poi sincronizzate con Xero.

Per le attività formative, la registrazione del pagamento può inoltre attivare la generazione dei certificati personalizzati e il loro invio ai partecipanti.

Controllare le eccezioni, non ogni passaggio

Un’automazione operativa non deve soltanto eseguire azioni. Deve rendere evidente quando qualcosa non è avvenuto come previsto. Ogni workflow registra stato, esecuzioni ed errori; le eccezioni vengono portate alla persona che può risolverle.

Questo evita due rischi opposti: affidarsi ciecamente al sistema oppure continuare a controllare manualmente tutto ciò che il sistema ha già gestito correttamente.

I risultati

Le circa 210 ore mensili riguardavano lead intake, data entry, proposte, onboarding, trasferimenti tra sistemi, fatturazione e documentazione. Dopo l’intervento, la maggior parte di questi passaggi viene eseguita automaticamente.

Il tempo medio tra milestone e fatturazione è passato da circa dodici giorni a meno di tre. Quando tutte le condizioni sono già presenti, una fattura può essere preparata in meno di un minuto. Il valore operativo recuperato è stimato tra 65.000 e 70.000 euro l’anno.

Perché questo caso conta

Il prodotto finale non è una collezione di automazioni. È una piccola infrastruttura operativa che collega sistemi, regole aziendali e momenti decisionali lungo l’intero ciclo del cliente.