Due processi che sembrano uguali durante una prima conversazione possono richiedere interventi molto diversi. Una fattura in PDF può arrivare sempre dallo stesso fornitore oppure da cinquanta fornitori, in formati diversi, con ordini incompleti e approvazioni differenti.
Per questo un prezzo unico per “un’automazione” sarebbe rassicurante, ma poco serio. È però possibile indicare fasce e spiegare cosa sposta davvero il preventivo.
Le fasce di un progetto HELM Studio
Un primo miglioramento circoscritto si colloca generalmente tra 1.500 e 2.500 euro. Parliamo di un problema con pochi sistemi, regole relativamente stabili e un risultato verificabile.
Uno sprint operativo su un processo completo si colloca normalmente tra 2.800 e 5.000 euro e può richiedere da quattro a sette giornate di lavoro distribuite tra osservazione, costruzione, test e formazione.
Un progetto integrato, con più sistemi o ruoli coinvolti, si colloca generalmente tra 5.500 e 12.000 euro. Gli interventi su più processi partono invece da 12.000 euro e vengono suddivisi in rilasci misurabili.
Queste cifre non sono un listino: servono a capire se l’ordine di grandezza è compatibile con il problema.
La variabile principale: le eccezioni
Scrivere un’automazione per il caso ideale è spesso semplice. Il lavoro vero consiste nel gestire ciò che succede quando manca un dato, un documento non corrisponde, un cliente cambia richiesta o un sistema non risponde.
Prima di preventivare osserviamo quindi casi reali e chiediamo:
- quante varianti esistono;
- quali possono essere gestite con una regola;
- quali richiedono una decisione umana;
- cosa deve accadere quando il flusso si interrompe.
Più le eccezioni sono riconoscibili, più il sistema può prepararle bene senza prendere decisioni rischiose.
Sistemi aperti e sistemi chiusi
Collegare due servizi con API documentate richiede meno lavoro che integrare un gestionale installato localmente, privo di interfacce o accessibile soltanto tramite esportazioni manuali.
Questo non rende impossibile il progetto. Può però richiedere passaggi intermedi, collaborazione con il fornitore esistente o una diversa architettura.
Il numero dei sistemi conta meno della loro accessibilità. Tre applicazioni moderne possono essere più semplici da collegare di un solo software chiuso.
Lo stato dei dati
Automazione e AI non correggono magicamente informazioni mancanti o incoerenti. Se codici cliente, listini o categorie cambiano tra un file e l’altro, una parte del progetto dovrà creare una base affidabile.
Questa attività non è tempo perso: una fonte ordinata produce valore anche fuori dall’automazione. Deve però essere esplicitata nel preventivo.
Cosa dovrebbe essere incluso
Un progetto non finisce quando il flusso funziona sul computer di chi lo ha costruito. Nel nostro perimetro ordinario includiamo:
- ricostruzione e mappa del processo;
- sviluppo e integrazione;
- test sui casi reali e sulle eccezioni;
- messa in produzione;
- documentazione;
- formazione delle persone;
- confronto prima e dopo;
- 60 giorni di supporto online per problemi e piccoli aggiustamenti.
Viaggio e permanenza per le attività in sede concordate sono già compresi nel prezzo fisso. Licenze, consumi API, hosting e nuove funzionalità fuori dal perimetro vengono invece indicati separatamente: così il costo operativo futuro dei servizi di terze parti rimane visibile.
Il prezzo conveniente non è quello più basso
Un progetto da 2.000 euro che elimina un’attività marginale può essere uno spreco. Un intervento da 5.000 euro che recupera quaranta ore al mese può ripagarsi rapidamente.
Il confronto utile è tra investimento e capacità recuperata:
- ore liberate;
- errori evitati;
- velocità di risposta o fatturazione;
- volume gestibile senza aumentare l’organico;
- dipendenze organizzative eliminate.
Per questo preferiamo iniziare dal processo con il ritorno più leggibile. Un primo risultato misurato rende molto più semplice decidere se estendere il lavoro.